Как правильно выбрать АТС

Как правильно выбрать АТС

ATSВ отличие от прочей офисной техники, АТС — продукт длительного пользования, который очевидно, переживет большинство наших компьютеров, ноутбуков, принтеров и серверов. А раз так, то постараемся уделить выбору офисной АТС должное внимание.

  1. Один из главных параметров АТС — номерная емкость.

    Надо определить:

    • количество внутренних абонентов, т. е. сотрудников-пользователей телефонной связью (+ добавить к этому количеству все факсы и модемы общего пользования),
    • количество внешних линий или линий связи с внешним миром (ГТС, PBX). Как правило, это количество городских номеров. Также, немаловажно, каким образом оператор связи предоставим Вам номерную емкость: обычным 2-хпроводным способом или цифровым потоком, например, E1 PRI.

    Важно: не следует приобретать АТС, предельная емкость которой совпадает с необходимой Вам на данный момент! Это то же, что покупать подростку одежду без запаса — скоро вырастет, и придется покупать повторно.

  2. Модное слово VoIP.

    Проанализируйте — много ли у Вас «междугородки», международных переговоров; суммы ежемесячных расходов на услуги связи. Также, есть ли у Вас филиалы в других странах, городах или разных районах города, а также торговые точки или Хоум Офисы. Может быть у Ваших сотрудников постоянные командировки в другие области или государства? Во всех подобных случаях использование VoIP может оказаться эффективным и очень удобным коммуникационным средством. В любом случае, проконсультируйтесь с менеджером, продающим АТС. Помните, VoIP — это флагман развития современных коммуникаций.

  3. Функциональность АТС.

    С основными функциями классической АТС, такими как прием входящих и осуществление исходящих вызовов, переключение вызова на другого абонента, ограничения на набор междугородних номеров, оповещение, перехват вызова, вывод информации о вызовах на печать, более или менее успешно справляется любая АТС. Но современная АТС перестала быть просто коммутатором, на сегодняшний день АТС — это целый коммуникационный север. Потому-то перед офисной АТС ставятся новые, гораздо более серьезные задачи, чем обычная коммутация вызовов, это и автоматический оператор с сервисом исходящих сообщений, и call-центр, и конференц-связь, и организация микросотовой системы DECT, и голосовая почта. Подобный сервис может предоставить не каждая АТС, да и в различных АТС его реализация может сильно отличаться как по возможностям, так и цене. Больше того, если на данный момент такие функции у Вас не востребованы, загляните чуть-чуть вперед — быть может Вам стоит уже сейчас подготовить платформу для будущего сервиса и заплатить за это гораздо меньше.

  4. Обратите внимание на наличие приложений компьютерно-телефонной интеграции (CTI).

    Они позволяют существенно повысить эффективность работы как отдельных сотрудников, так и всей компании. Вовремя и в нужном месте установленное CTI-приложение — это увеличение рентабельности работы сотрудника, умноженное на количество CTI-приложений. В любом случае попробуйте — закажите у нас установку демо-версии и оцените ее эффективность в Вашем конкретном случае.

  5. Обратите особое внимание на системные телефонные аппараты.

    Системный аппарат — «лицо» АТС. Его удобство и функциональность в течение многих лет обеспечат эффективность и комфорт в работе как руководящего звена компании, секретарей и администраторов, так и штатных сотрудников. Если позволяет бюджет — приобретите системные аппараты как можно большему числу сотрудников. Поверьте — Вы не пожалеете о потраченных средствах.

  6. Гарантия и Сервисное обслуживание.

    Особое внимание обратите на способ реализации гарантии! Гарантия производителя обеспечивается сервисными центрами, которые производят диагностику и ремонт вышедшего из строя оборудования на своей территории. Поинтересуйтесь, есть ли в Вашей местности сервис-центр или Региональный технический центр Производителя АТС. Если нет, то как обеспечиваются гарантийные обязательства производителя? А что делать во время ремонта АТС? Ведь отсутствие АТС или каких-либо ее комплектующих фактически парализует привычный режим работы ЦЕЛОГО офиса(!) на несколько дней или даже недель. Именно поэтому следует производить покупку АТС у официальных дилеров или в Региональных технических центрах Производителя, которые предоставляют клиентам подменное оборудование на время ремонта.

  7. Крайне ВАЖНО, чтобы АТС была установлена сертифицированным специалистом.

    Это обеспечит наиболее полное использование возможностей АТС, а также увеличит срок действия гарантии производителя оборудования. Поэтому при выборе поставщика оборудования узнайте — имеют ли его инженеры сертификат производителя, ведь установка АТС неквалифицированным инженером — это использование всего 10–15% ее возможностей.

 

Основные критерии и функции АТС

Мини-АТС как технически сложная «умная» система великолепно справляется с решением вопросов коммуникации как внутри компании, так и во вне. И как любая сложная система она обладает широким набором функций. Часть функций доступна в базовом варианте, а часть устанавливается как дополнительное оборудование.

Перечислим основные:

  • Распределение поступающих звонков.

    Эта функция позволяет перевести входящий звонок на нужного абонента в компании, а если того не окажется на месте, на его мобильный телефон или на другого сотрудника.

  • Переадресация вызова.

    При отсутствии сотрудника на рабочем месте, можно поставить переадресацию вызова на его коллегу. Ответ на звонок клиента последует в любом случае.

  • Вывод информации о вызывающем абоненте на дисплей телефона или компьютера.

    При входящем звонке на дисплее телефона или компьютера появляется номер звонящего или его имя, если он внесен в записную книжку.

  • Внутренняя связь без выхода на городской номер.

    Позволяет сотрудникам компании общаться между собой внутри офиса по телефону, набрав только 2–3 цифры.

  • Конференц-связь.

    Позволяет руководителю проводить экстренные или плановые совещания по телефону сразу с несколькими абонентами. К конференции можно присоединить и внутренних абонентов и внешних, включая междугородных и международных.

  • Запрет выхода на межгород.

    Для определенных сотрудников возможно ограничить несанкционированный доступ к междугородной/международной связи и платным службам.

  • Управление домофонами и устройствами отпирания дверей.

    К некоторым мини-АТС можно подключить домофон и отвечать на его вызовы, открывать дверной замок с телефона. Данная функция актуальна при организации труда охранника.

  • Вот неполный список функций офисных АТС. Небольшие компании и организации среднего размера, конечно, могут использовать лишь некоторые из приведенных выше функций системы. Однако стоит отметить, что, даже с таким минимальным набором, только за счет эффективной обработки входящих вызовов, производительность внутри компании резко возрастает.

 

Дополнительные сервисы АТС

  1. Временные режимы работы АТС.

    АТС поддерживает несколько режимов работы: день, ночь, обед, перерыв. Переключение между режимами может осуществляться автоматически (по заданному времени для каждого дня недели), либо вручную. Возможно переключение между режимами в разное время для разных групп внутренних абонентов. Для каждого режима можно независимо настроить порядок приема входящих вызовов, маршрутизацию исходящих вызовов, категорию обслуживания каждого абонента.

  2. Автоматический секретарь.

    При поступлении вызова вызывающему абоненту воспроизводится предварительно записанное сообщение с приветствием и инструкциями. Следуя инструкциям, вызывающий абонент может соединиться с внутренним абонентом, нужным подразделением или секретарем.

  3. Идентификация вызывающего абонента.

    УАТС получает информацию о вызывающем абоненте (его телефонный номер) по внешней линии. Эта информация может отображаться на дисплеях системных телефонов, микросотовых терминалов или аналоговых телефонных аппаратов, поддерживающих функцию идентификации вызывающего абонента, а также на мониторах компьютеров (при наличии установленного соответствующего CTI-приложения). УАТС может модифицировать полученный номер (в соответствии с предварительно запрограммированными таблицами) так, чтобы внутренний абонент мог использовать полученный номер для выполнения обратного вызова вызывающего абонента.

  4. Функции оповещения.

    Внутренний абонент может направить речевое извещение одновременно нескольким адресатам. Это извещение воспроизводится встроенными динамиками системных телефонов и/или внешними громкоговорителями, принадлежащими группе оповещения по громкой связи. Лицо, которому адресовано оповещение, может ответить с ближайшего телефонного аппарата. Существует возможность оповещения с использованием вызова на удержании, для того чтобы перевести вызов.

  5. Функции автоматической переадресации вызовов:

    • безусловная переадресация —

      входящий вызов будет переадресован заданному адресату (абоненту, группе абонентов) немедленно;

    • переадресация по «Занято / Нет ответа» —

      входящий вызов будет переадресован заданному адресату (абоненту, группе абонентов) в том случае, если вызываемый абонент занят или не отвечает в течение заданного интервала времени;

    • переадресация по «Занято» —

      входящий вызов будет переадресован заданному адресату (абоненту, группе абонентов) в том случае, если вызываемый абонент занят;

    • переадресация по «Нет ответа» —

      входящий вызов будет переадресован заданному адресату (абоненту, группе абонентов) в том случае, если вызываемый абонент не отвечает в течение заданного интервала времени;

    • переадресация на внешнюю линию —

      входящий вызов будет переадресован внешнему абоненту: доступны все варианты переадресации (безусловная, по «Занято/Нет ответа», по «Занято», по «Нет ответа»).

  6. Функции перехвата вызова:

    • перехват вызова в группе —

      внутренний абонент может ответить на вызов, поступивший на заданную группу внутренних линий, с любой другой внутренней линии;

    • прямой перехват вызова —

      внутренний абонент может ответить на вызов, поступивший на заданную внутреннюю линию, с любой другой внутренней линии.

  7. Постановка в очередь на занятую линию (Call Back).

    При занятости внутреннего абонента или внешней линии во время выполнения вызова можно установить функцию «Постановка в очередь на занятую линию». УАТС контролирует состояние абонента или внешней линии и, как только они становятся доступны, подает в вызывающую внутреннюю линию вызывной сигнал при обратном вызове для уведомления абонента. После ответа внутреннего абонента на вызывной сигнал при обратном вызове выполняется автоматический повторный набор предыдущего набранного номера или автоматическое занятие внешней линии.

  8. Принудительное подключение к занятой внутренней линии.

    Внутренний абонент может подключиться к существующему вызову с целью установления трехсторонней конференц-связи.

  9. Контроль вызова (Call Monitor).

    Внутренний абонент может прослушивать разговор другого абонента на занятой внутренней линии. Пользователь может прослушивать разговор, но при этом его голос не прослушивается. При необходимости возможна установка трехсторонней конференц-связи.

  10. Ограничение длительности разговора.

    Если установлено соединение между внутренним и внешним абонентами, то длительность разговора может быть ограничена системным таймером. За 15 секунд до истечения заданного времени оба абонента прослушивают предупредительные тональные сигналы. По истечении таймера, линия разъединяется. Активизации или деактивизация этой функции, а также применение этой функции только к исходящим вызовам, либо к исходящим и входящим вызовам, определяется программированием категории обслуживания. Аналогично ограничивается длительность разговора между двумя внешними абонентами (соединение «внешняя линия — внешняя линия»).

  11. CTI-приложения.

    CTI-приложения предлагают ряд мощных инструментов для увеличения производительности работы каждого сотрудника, группы и компании в целом. С помощью мыши абонент может ответить на вызов, переадресовать его коллеге или на голосовую почту. Интеграция с системным справочником АТС позволяет одним нажатием набрать внутренний или внешний номер. Интеграция с контактами MS Outlook позволяет осуществлять вызовы непосредственно из адресной книги Outlook. История вызовов позволяет просматривать все отвеченные и неотвеченные звонки, а также добавлять примечания к ним. Установив IP-софтфон, пользователь получает удаленный доступ в систему и может пользоваться всеми ресурсами корпоративной телефонии через широкополосный интернет.

  12. Мобильная интеграция.

    Мобильные GSM телефоны могут быть зарегистрированы как внутренние абоненты системы. Вызовы могут приходить одновременно на мобильный и стационарный телефоны. Поэтому сотрудник, покинув офис, всегда остается на связи. При этом он имеет возможность перевести вызов с мобильного телефона на внутреннего абонента АТС, совершать междугородние и международные вызовы через внешние линии АТС, экономя тем самым на дальней связи.

  13. Селекторная связь.

    Так называемая громкая связь. Используется руководителями и секретарями для объявления информации конкретному сотруднику или всем сотрудникам компании.

  14. Автосекретарь.

    Функция дает возможность запрограммировать автоответ на входящий звонок. Это может быть приветствие, а также любая информация о компании или внутренних номерах отделов.

  15. Подключение мини-сотовой сети DECT.

    Подключение DECT-телефонов к станции очень удобно. Сотрудник не привязывается непосредственно к своему столу с телефоном, а может перемещаться по всему офису или предприятию.

  16. Голосовая почта.

    Позволяет обеспечить каждого сотрудника личным голосовым почтовым ящиком.

  17. Автоматическое распознавание факсимильных сообщений.

    АТС распознает сигнал факсового аппарата и автоматически звонок переводится на прием.

  18. Организация системы call-центров.

    Эта функция позволяет организовать в компании операторский call-центр. Нагрузка будет автоматически распределяться среди всех операторов.

  19. Тарификация звонков.

    У линий, подключенных к одной АТС, могут быть разные тарифы на исходящую связь, причем тарифы могут быть достаточно гибкими, т. е., например, днем дешевле звонить по одной линии, вечером — по другой, а ночью — по третьей. Эта функция помогает выбрать наиболее дешевый маршрут исходящей связи.

  20. Учет расходов на междугородную/международную связь.

    При подключении к компьютеру происходит фиксирование звонка и его стоимость. В конце периода можно полностью вывести информацию по каждому телефонному номеру.

  21. Возможность построения единой сети АТС по телефонным каналам или IP.

    Поскольку развитие бизнеса часто сопровождается слияниями или открытием дополнительных офисов, возникает проблема объединения территориально удаленных офисов в единую корпоративную телефонную сеть. Именно эта функция призвана решать такие задачи.

Получить подробную консультацию по подбору АТС можно по телефону в Самаре 379-53-53. Для перехода на страницу подбора АТС перейдите по ссылке: